9. PROGRAMA DE MANUTENÇÃO

A responsabilidade pela manutenção da edificação é do Proprietário e do Síndico, conforme o caso. Sendo assim, seguem os itens necessários para elaboração de um programa de manutenção da edificação.

9.1. Resumo: Periodicidade das Manutenções Preventivas

Na tabela a seguir apresenta-se um formulário modelo da periodicidade do Programa de Manutenção Preventiva a ser executada.

9.2.PPCI – Plano de Prevenção e Proteção Contra Incêndio

O plano de prevenção e proteção contra incêndio, também conhecido como PPCI, tem como objetivo garantir a segurança e preservar as estruturas das edificações, estabelecendo um conjunto de medidas de prevenção e de extinção em caso de incêndio. Esse plano, regido pela lei de número 14.376/2013, é obrigatório para as edificações multifamiliares, ou condomínios, sendo obrigação do síndico a contratação de profissional habilitado para a sua confecção, inclusive com a formação da Brigada de Incêndio conforme normas do Corpo de Bombeiros Militar do Estado da Bahia.

9.3.Forma de Realização e Registros das Inspeções e Manutenções

As inspeções e manutenções devem ser realizadas e documentadas de acordo com as normas brasileiras ABNT NBR 5674 e NBR 14037, com registros fotográficos de problemas eventualmente detectados, soluções adotadas, produtos utilizados, etc.

Na tabela a seguir ilustra-se um exemplo de ficha de inspeção, do registro dos resultados obtidos com a mesma e das providências que devem ser tomadas.

Para a contratação de empresas especializadas, deve-se obter os catálogos, memoriais executivos, projetos, laudos, desenhos, notas fiscais, termos de garantia, procedimentos executivos dos serviços de manutenção e propostas técnicas a serem fornecidos pelo contratado, bem como as devidas habilitações profissionais para a execução do serviço e os documentos de atribuição de responsabilidade (ART/RRT).

Para a contratação de empresas capacitadas, deve-se obter, além dos documentos supracitados, comprovação da sua capacitação.

Recomenda-se que sejam realizadas inspeções prediais por empresas ou profissionais com registros no CREA, apresentando-se ao final um “Relatório de Inspeção Predial”, sendo esta realizada com base em listas de verificação previamente preparadas.

Os Relatórios de Inspeção Predial possibilitam o monitoramento do estado de conservação das edificações, suas instalações e componentes, com a indicação das necessidades de intervenções corretivas ou preventivas. No caso da constatação de problemas, tal relatório deverá ainda indicar as formas de saná-los, reportando-se aos processos gerais estabelecidos no presente documento e realizando as adaptações e detalhamentos considerados necessários.

De acordo com a norma ABNT NBR 5674:2012, tanto as inspeções como as intervenções de manutenção devem ser documentadas, constituindo o cadastro “as built” (como construído) da edificação e assegurando as condições para que as garantias oferecidas no item Termo de Garantia deste Manual sejam mantidas.

9.4. Sistema de Gestão da Manutenção Predial

A norma brasileira ABNT NBR 5674 estabelece que seja implantado um sistema de gestão da manutenção, contendo pelo menos:

a) Escopo e abrangência;

b) Definições.

c) Requisitos / instrumentos do sistema de gestão da manutenção:

• c.1. Organização do sistema de gestão da manutenção;
• c.2. Provimento dos recursos;
• c.3. Planejamento anual das atividades;
• c.4. Previsão orçamentária anual.

d) Operação do sistema de gestão da manutenção:

• d.1. Programa de manutenção;
• d.2 Listas de verificação e relatórios de inspeção;
• d.3. Registros e arquivamento de documentos;
• d.4. Indicadores de eficiência da gestão do sistema de manutenção.

e) Incumbências e responsabilidades.

f) Documentos integrantes do Programa de Manutenção Preventiva.

g) Modelos de registros das verificações realizadas.

O sistema de gestão da manutenção deve ser organizado visando a preservar o desempenho previsto em projeto ao longo do tempo, ou seja, de forma que possa ser atingida a Vida Útil de Projeto prevista para os diversos elementos e componente que integram a obra.

Deve ser prevista a realização coordenada dos diferentes tipos de manutenção que envolvem a construção e suas partes, definindo-se incumbências e autonomia de decisão dos envolvidos, estabelecendo-se adequado fluxo de informações e registros.

Em suma, a organização do sistema deve equacionar tudo o que for necessário para que a manutenção seja realizada de maneira eficiente, o que envolve a definição de responsabilidades, organização de equipes, contratações terceirizadas, previsão orçamentária, forma de registro das inspeções e manutenções.

A NBR 5674 possibilita flexibilizar os programas de manutenção em função da tipologia, tamanho da obra, localidade, etc., apresentando exemplos de modelos não restritivos que poderão orientar na definição do seu próprio modelo de gestão.

O sistema de gestão deve prever infraestrutura material, financeira e de recursos humanos, capaz de atender aos diferentes tipos de manutenção necessários (limpeza e conservação rotineiras, manutenções corretivas e preventivas).

Deve ser efetuado planejamento periódico dos serviços de manutenção, no máximo anualmente, considerando:

1. prescrições e especificações técnicas da edificação;
2. necessidade de recursos humanos;
3. necessidade de recursos financeiros, incluindo previsão de verbas de contingência;
4. sequência racional e duração das atividades;
5. cronograma físico – financeiro;
6. necessidades de projetos, desenhos, detalhes construtivos e outros;
7. procedimentos de execução, ou referências às normas técnicas;
8. especificações detalhadas dos insumos e dos materiais;
9. manutenibilidade / forma de acesso às diferentes partes da construção;
10. dispositivos de sinalização e proteção dos Usuários;
11. previsão de acessos seguros a todos os locais da edificação onde sejam realizadas inspeções e atividades de manutenção;
12. estudos de tempo e espaço para minimizar a interferência dos serviços de manutenção nas condições de uso normal da edificação.

O sistema de gestão da manutenção deve possuir mecanismos capazes de prever os recursos financeiros necessários para a realização dos serviços de manutenção em períodos futuros (bimestres, trimestres, etc.). As previsões orçamentárias devem ser flexíveis, incluindo certa reserva de recursos destinada à realização de serviços de manutenção corretiva.

Para serviços especializados de manutenção (estrutura, instalações elétricas, sistemas de ar condicionado, telhados, etc.), devem ser contratadas empresas reconhecidamente capacitadas, sendo que na avaliação das propostas recomenda-se observar:

1. qualificação da empresa ou profissional em termos de capacidade técnica, recursos humanos e equipamentos necessários ao desenvolvimento dos serviços;
2. experiência da empresa ou profissional na área, incluindo a menção de outros serviços em andamento ou já concluídos, demonstração do acervo técnico, etc.;
3. referências de outros clientes;
4. qualidade da proposta técnica apresentada, incluindo atendimento às normas aplicáveis;
5. habilitação jurídica, regularidade fiscal, idoneidade e capacidade financeira da empresa ou profissional, avaliada em relação ao porte de serviço contratado;
6. prazo para a execução, preço, condições de pagamento, cronograma físico-financeiro, garantias oferecidas.

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE:
Para intervenções nas fundações ou na estrutura principal da edificação a norma NBR 5674 estabelece que deve sempre ser contratada empresa com registro no Conselho de Engenharia da localidade em que se situar a obra.

A operação do sistema de gestão da manutenção deve ser realizada por meio das diversas ferramentas a seguir detalhadas.

9.5.Programa de Manutenção Preventiva

O programa consiste na determinação das atividades essenciais de manutenção, sua periodicidade, os responsáveis pela execução, os documentos de referência e os recursos necessários. A responsabilidade pela elaboração deste programa é do Proprietário que poderá eventualmente contratar uma empresa ou profissional especializado para auxiliá-lo na elaboração e gerenciamento do mesmo.

Lembramos da importância da contratação de empresas especializadas e profissionais qualificados, e do treinamento adequado da equipe local de manutenção para a execução dos serviços. Recomendamos também a utilização de materiais de boa qualidade, seguindo as especificações dos materiais utilizados na construção. No caso de peças de reposição de equipamentos, utilizar somente peças originais.

O programa de manutenção deve especificar se os serviços devem ser realizados por empresa capacitada, empresa especializada ou equipe de manutenção local, devendo incluir / contemplar:

1. escala de prioridades entre os diversos serviços;
2. relatórios das inspeções, constando as não conformidades encontradas;
3. relatórios de avaliação dos resultados das ações corretivas e preventivas;
4. rastreabilidade dos serviços (o que foi feito, onde e quando foi feito, quem executou, etc.);
5. histórico das manutenções realizadas;
6. previsão financeira;

O programa deve incluir ainda sistematização ou estrutura que contemple:

1. a)designação do sistema, dos elementos e componentes;
2. b)descrição das atividades;
3. c)periodicidade das inspeções e manutenções preventivas, observadas as prescrições do Manual de Uso, Operação e Manutenção, projetos e/ou especificações técnicas;
4. d)identificação dos responsáveis pelas manutenções;
5. e)documentação referencial e formas de comprovação da execução das manutenções;
6. f)custos previstos e forma de controle dos custos incorridos.

9.6.Planejamento da Manutenção Preventiva

Todos os serviços de manutenção devem ser definidos em períodos de curto, médio e longo prazos, atendendo aos prazos do Programa de Manutenção Preventiva e de maneira a:

• Coordenar os serviços de manutenção para reduzir a necessidade de sucessivas intervenções;
• Minimizar a interferência dos serviços de manutenção no uso da edificação e a interferência dos Usuários sobre a execução dos serviços de manutenção;
• Otimizar o aproveitamento de recursos humanos, financeiros e equipamentos.
• O Planejamento da Manutenção deve abranger também uma previsão orçamentária para a realização dos serviços do programa, e também deve incluir a reserva de recursos destinada à realização de serviços de manutenção não planejada e a reposição de equipamentos ou sistemas após término de sua vida útil. Deve-se lembrar que para alguns serviços específicos, por exemplo, limpeza das fachadas, o consumo de água e energia é maior e, portanto, as contas poderão sofrer acréscimo neste período.

9.7.Listas de Verificação e Relatórios de Inspeção

As inspeções devem ser feitas com periodicidades definidas em função das características de cada obra, tipo de equipamentos e de acabamentos, etc., sendo realizadas com base em check-lists / listas de verificação elaboradas de forma a facilitar os registros e sua recuperação.

As listas de verificação devem conter exatamente “quando”, “onde”, “como” e “o que” deve ser inspecionado, apresentando campos para registro da normalidade ou anormalidade de componentes, materiais, acessórios e outros.

Com base na aplicação dos check-lists, os correspondentes relatórios das inspeções devem:

1. descrever a degradação de cada sistema, elemento, componente ou equipamento;
2. apontar e estimar a perda do seu desempenho;
3. comparar metas previstas versus metas efetivas, tanto físicas como financeiras;
4. recomendar ações para minimizar os serviços de manutenção corretiva;
5. ser preditivo / conter prognóstico sobre a evolução de eventuais falhas constatadas.

9.8. Documentação Necessária

Relacionam-se a seguir os principais documentos que devem fazer parte da documentação do empreendimento, sendo que alguns deles são entregues pela Construtora e os demais providenciados pelo Proprietário.

Observações:

1. O Proprietário/Síndico é responsável pelo arquivo dos documentos, garantindo a sua entrega a quem o substituir, mediante protocolo discriminando item a item tudo que vier a ser entregue;
2. O Proprietário/Síndico é responsável pela guarda dos documentos legais, fiscais e de pessoal pelo prazo estipulado na legislação vigente;
3. Os documentos devem ser guardados de forma a evitar extravios, danos e deterioração e podem ser entregues e/ou manuseados em meio físico ou eletrônico;
4. Os documentos entregues pela Construtora poderão ser originais, arquivos eletrônicos, cópias simples ou autenticadas conforme documento específico.